El éxito en delegar no se
mide por cómo delegas, a quién delegas, o qué tan seguido lo haces. Delegar de
forma efectiva no es solamente añadir éxito a tus logros, sino multiplicarlos.
En la mayoría de los casos, no delegar eficazmente reducirá la velocidad de tu
desarrollo. Si deseas mejorar el uso de tu tiempo, delegar es esencial.
Delegar es más que solamente
transferir trabajo. Significa involucrar a otros en la responsabilidad de los
resultados, darle a alguien más la libertad para tomar decisiones de cómo
lograr alcanzar esos resultados. Significa soltar.
Conozco a alguien que solía
traer trabajo a casa al terminar su horario. Y cada noche después de cenar con
su familia, se iba a un rincón y trabajaba por varias horas más. Una vez, su
hija de seis años le preguntó a su mamá, "¿Por qué papá se va a ese rincón
todos los días después de cenar?" La mamá le explicó que papá tenía mucho
trabajo que hacer, y que no le había sido posible terminar durante el día. La
hija replicó, " ¿Entonces por qué no ponen a papá en una clase con los
lentos?" Cuando su esposa le contó lo que la niña había dicho, la realidad
lo sacudió y decidió que a partir de ese momento no traería más trabajo a casa.
La única forma en la que podría lograr hacer todo el trabajo dentro de su
horario normal de oficina, era delegar parte de ello a otros. Según fue
aprendiendo a delegar, sus habilidades como ejecutivo mejoraron dramáticamente
y posteriormente fue ascendido en la compañía.
¿POR
QUÉ DELEGAR?
1.- Dar más poder a más personas
Es como poner un caballo más
a un coche, es decir mayor poder, autoridad, autonomía, facultad y
responsabilidad. Más personas pensando, cada uno en problemas específicos,
significara más funciones y tareas ejecutadas, todas encaminadas a un mismo
propósito.
Al delegar funciones es
importante dar autonomía con la correspondiente responsabilidad, pero sobre
todo hacer ver que se está dando confianza por el rumbo de la empresa,
reconocimiento a un talento y sobre todo liderazgo en sus funciones.
2.- Ganar más tiempo libre
Para hacer bien y sobresalir
de la competencia hay que trabajar en lo que mejor sabemos, en algo que
corresponde a nuestro talento, de modo que mas producción no signifique
invertir más tiempo, sino trabajar con más eficiencia. Ganar más en menos
tiempo gracias a que cada una de las tareas de una empresa es delegada a los
especialistas correspondientes.
3.- Desarrollar el talento
de cada miembro del equipo
Al delegar exigimos
resultados, por lo tanto cada miembro del equipo buscara las mejores soluciones
recurriendo a su talento, lo que significara, gracias a la práctica continua,
el reconocimiento y la responsabilidad mayor desarrollo del potencial de
talento individual y del equipo.
4.- Ganar más energía
Cuando estamos enfocados en
lo que más sabemos y podemos dejamos de preocuparnos, hacemos mejor sin gastar
tanta energía y si deseamos hacer algo extra siempre tendremos buena reserva de
energía.
5.- Tendrá mayor motivación
y fe
Al delegar funciones en una
empresa confiara en los mejores resultados de su emprendimiento, lo que
significa mayores satisfacciones y por lo tanto mayor motivación y fe de lograr
el éxito y crecimiento sostenido de su empresa. Además cada miembro del equipo
se sentirá con poder, autoridad, autonomía, utilidad y responsabilidad, lo que
los hará sentirse más importantes, aumentando su autoestima y motivación.
6.- Trabajar más enfocados
La distracción o
procrastinacion es una de las mayores barreras para el progreso y el trabajo eficiente.
Y cuando uno hace algo para el que no tiene aptitudes, la distracción es
frecuente. Por lo tanto delegar todo aquello que otro lo hace mejor le
permitirá trabajar más enfocado en lo que si se divierte y domina.
7.- Lograr mayor compromiso
Un trabajo comprometido
suele ser más productivo, y para lograr mayor compromiso de cada miembro del
equipo hay que delegar dando poder, autoridad, autonomía y responsabilidad. El
reconocimiento, la influencia en los resultados, la identificación con el éxito
de la empresa, hace que cada miembro del equipo se sienta más comprometido.
8.- Lograr mayor
productividad
A medida que se está más
enfocado, con más energía, con más motivación y compromiso se podrá producir
más. Además se podrá ser más productivo en menos tiempo, pudiéndose ejecutar
más tareas.
9.- Menos stress en el
ambiente de trabajo
Cuando hay satisfacción,
cuando se logra realizar los objetivos y los resultados indican que realmente
se está progresando, aumenta el nivel de felicidad, energía y la creatividad
aumenta sin la barrera del stress.
10.- Se logra mayor
participación
La participación es
consecuencia del compromiso adquirido, de la motivación y la energía con que
cada miembro del equipo cuenta. Así cada miembro se sentirá inclinado a brindar
sugerencias por iniciativa propia y además colaboraran más con los demás
miembros y con nosotros.
11.- Se logra una base más
solida
Varias personas trabajando
comprometidas simplemente significan una base sólida para su emprendimiento, lo
que le garantiza mayor rentabilidad, menos riesgos al fracaso y sobre todo
mayor competitividad en el mercado.
12.- Mayor eficiencia y
rentabilidad
Delegar funciones en una
empresa a un equipo donde cada miembro está especializado en tareas específicas
permita que cada miembro sea más eficiente y por lo tanto que los procesos sean
más eficientes, se producirá más en menos tiempo y a menos costo, lo que
significa más rentabilidad.
¿CÓMO
DELEGAR EFICAZMENTE?
1. Selecciona a la persona
adecuada para el trabajo.
Para elegir al indicado hay dos razones: el individuo
es el mejor calificado y puede lograr los mejores resultados. O el individuo
será el más beneficiado aprendiendo de esta experiencia al tomar el trabajo.
2. Dale información
suficiente.
Presenta una perspectiva global de lo que pretendes, para que la
persona a quien vas a delegar el trabajo, pueda visualizar como es que el
trabajo encaja dentro de toda la operación. No atesores información para ti.
3. Delega el trabajo
completo a una persona y dale toda la responsabilidad.
Esto elevará el interés
del individuo en el proyecto y le dará un sentido más profundo de logro y
satisfacción cuando la tarea se haya completado. Sin embargo, la
responsabilidad última recae en ti. Cuando delegas algo a alguien, asegúrate de
que otros sepan que tú has dado la responsabilidad y autoridad a ese individuo,
y de que están en libertad de trabajar y conseguir los resultados.
4. Enfócate en los
resultados, no en el proceso.
Delega responsabilidad, no trabajo. Muchos Gerentes
o directores confunden delegar responsabilidades con quitarse trabajo de encima
y dárselo a otros. Cuando le asignes un proyecto a alguien, permítele la
libertad de ejercitar algo su iniciativa. Enfócate en lo que tú quieres, no en
cómo hacerlo.
5. Delega a través del
dialogo.
No hables tu todo el tiempo, y no lo hagas en el pasillo. Delega en un
ambiente que te permita hacer una explicación completa del proyecto. Minimiza
las interrupciones y permite tiempo de sobra para el dialogo. Involucra a la
persona en la discusión y fomenta sus comentarios y sugerencias.
6. Establece tiempos límite
basados en la responsabilidad.
No dejes las fechas en las que debe ser
completado el trabajo inciertas o sin límite. No digas, ¿puedes darme esto lo
más pronto posible? O, por favor haz esto cuando te sea posible" Sé
específico acerca del momento en el que quieres que el trabajo sea completado.
7. Establece fechas para
revisión.
Si no revisas el progreso del proyecto, entonces no habrás delegado
el trabajo sino que ¡lo habrás botado! Lleva una bitácora que te ayude a
revisar cada trabajo que hayas delegado. Pídele al responsable que reporte el
progreso de la tarea en las fechas que ambos negociaron.
8. Ofrece retroalimentación
positiva y constructiva.
No te enfoques en lo que está mal, sino más bien en lo
que se puede hacer para lograrlo mejor. "Parece que hay un problema aquí.
¿Qué es lo que necesitas hacer para encaminarte de nuevo?
9. Provee los recursos
necesarios.
Aclara si el trabajo involucra a más personas o recursos que se
necesiten para completar el trabajo.
10. Ofrece guía y consejo
sin interferir.
Señala los obstáculos con que se pueden encontrar. "Jaime
en compras nunca revisa sus correos electrónicos, así que es mejor llamarlo por
teléfono para cualquier urgencia. Es posible que necesites empujar a Ricardo en
mercadotecnia para mantener el proyecto en camino"
11. Establece los
parámetros, condiciones y términos antes de delegar.
No impongas controles
después de que has delegado algo. Manifiéstalos inmediatamente.
12. No les permitas que te
deleguen de regreso el trabajo.
Si alguien te trae un problema puedes escuchar
sin asumir responsabilidad para resolver el problema. La persona puede
detenerte en el pasillo para preguntarte qué es lo que piensas. Voltéale la
pregunta con un ¿qué piensas tú? O si la persona te pide que si es posible
postergar la fecha límite una semana más. Nuevamente regrésala diciendo ¿Es
posible? ¿Nos ayudará eso a alcanzar nuestra meta? O puedes hacer preguntas
como: ¿Qué recomendaciones tienes para manejar la situación? ¿Cuáles son las
alternativas? ¿Cuál acción debemos tomar? En otras palabras, no lo rescates. En
tu dialogo, mantén el enfoque en esta persona y no permitas que te regresen la
responsabilidad.
13. Provee respaldo y apoyo
cuando sea necesario.
Hay una diferencia entre apoyar y rescatar. Si algo no va
bien, apóyalo discretamente como hacer una llamada telefónica a alguien
involucrado que no está cooperando. Déjales saber que no tienen que luchar sus
batallas solos.
14. Dale todo el crédito y
reconocimiento a la persona que complete el trabajo.
No te quedes tú con el
crédito. Y si el responsable no logró el cometido asume tú la responsabilidad.
Si la persona no ha desarrollado completamente sus habilidades como para
completar el trabajo, tú como ejecutivo a cargo puedes asumir la
responsabilidad de ello. Aprende de la experiencia para que puedas delegar más
eficazmente la próxima vez.
